Usualmente agobiados por la rutina de oficina diaria, muchos sueñan con poder trabajar desde casa. Pero ¡ojo!, que la cuarentena obligada por el coronavirus no convierta el sueño del home office en una pesadilla. Sucede que trabajar en casa no es para cualquiera. Se trata de un deporte que los emprendedores y los freelancers vienen practicando desde hace años, pero no todos tienen el gen del trabajador independiente en la sangre y hay quienes no soportan la idea de quedarse en casa toda la jornada, mucho menos por varias semanas seguidas.

Para lograr eficiencia en el teletrabajo desde la casa, es recomendable:

Crear mi espacio

• Identificar y establecer un buen espacio de trabajo.
• Tratar de que el lugar sea cómodo, iluminado y libre de distracciones o ruidos.
• Establecer límites y trabajar en armonía con la familia, respetando los espacios de cada uno.
• Asegurar que todos los dispositivos necesarios estén cargados.

Hábitos y comunicación

• Mantener hábitos similares a los que tendríamos si fuéramos a salir hacia la oficina.
• Asegurarnos de contar con todas las herramientas.
• Es clave generarse una rutina, porque si no, se diluye el límite entre lo personal y lo laboral.

Disponibilidad y conducción

Debemos estar disponibles como si estuviésemos en la oficina.

Para los miembros de equipos

• Agendar las reuniones al comienzo del día.
• Definir con el supervisor los objetivos semanales.
• Mantener contacto con el supervisor y equipo, mostrar avances, trabajo en proceso y disponibilidad.
• Pedir ayuda. No asumir que el responsable o jefe comprende o conoce nuestras necesidades.

Para los líderes

• Monitorear cómo se siente su equipo, mantener la motivación y brindar el acompañamiento necesario en este nuevo contexto.
• Mantener un canal de comunicación constante a fin de dar continuidad a las tareas pendientes y cumplir con los próximos pasos y actividades.
• Brindar feedback al equipo semanalmente sobre los objetivos planteados.

Desconectarse

• Contar con un tiempo para el ocio y la desconexión, como el almuerzo o momentos de descanso habituales.
• Relajarse, levantarse y estirar el cuerpo de vez en cuando, en lo posible cada 15 o 20 minutos.

Conectividad

• Reducir al mínimo las aplicaciones que consuman internet, tanto en la PC como en el celular u otros dispositivos móviles.
• Reducir la cantidad de dispositivos conectados a su internet hogareña.
• Limitar el envío de archivos adjuntos por correo electrónico. Utilizar las carpetas compartidas en Drive o herramienta equivalente.

Aplicaciones para hacer home office

• Skype. Es el software por defecto para hacer videollamadas. Clave para realizar reuniones a distancia. Lo bueno es que no solo está disponible para PC y macOS, sino también para iOS y Android. Si nunca lo usaste y te funciona lento por tu conexión, el consejo es que apagues la cámara y la uses solo con audio.
• Trello. Mientras más grande es un equipo y más tareas cruzadas tienen quienes lo conforman, más complejo es organizarlas. La app permite separar tareas, hacer un seguimiento, saber si el encargado ya está trabajando en eso, si es una tarea pendiente o si ya la finalizó.
• Dropbox. Es un disco rígido virtual. Permite que armes carpetas, las compartas con usuarios y guardes todo tipo de archivos, para compartirlos con tus jefes o compañeros.
• CamScanner. Como lo indica su nombre, permite escanear documentos a través de la cámara del celular.
• WhatsApp. Si bien hay herramientas creadas especialmente para poder chatear entre equipos, como Slack, Teams o Discord, si quienes los conforman nunca las usaron, la comunicación puede complejizarse en vez de acelerarse. Por ese motivo, WhatsApp es ideal: todos saben utilizarla. El consejo es crear diferentes grupos y no uno global en el que se reciban cientos de mensajes. Esto abrumará a todos sin sentido.
• Toggl. Es útil para medir el tiempo que toma cada una de las tareas. Permite rápidamente medir cuánto tiempo le dedicamos a cada una de las tareas que hacemos. Una vez que termina el día, la app elaborará un reporte detallado de cuánto tiempo tomó cada trabajo. También ayuda a entender cómo usamos nuestro tiempo para poder distribuirlo mejor.
• Microsoft To-Do. Se trata de una aplicación que tiene como fin la creación de listas de tareas pendientes. Una característica que la hace muy potente es que permite las listas compartidas entre usuarios. Ideal para asignar tareas a miembros del equipo.
• Google Docs. Si se trabaja en la edición de documentos de manera colaborativa, Docs de Google es una muy buena opción. Permite la creación de todo tipo de documentos: texto, presentaciones, hojas de cálculo, entre otras.